Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w dużej liczbie przypadków, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów lub innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze umożliwia bardzo szybko wyszukać potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich przypadkach organizowane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich tworzenia znaczenie ma nie tylko zapis słów, niemniej jednak też zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Całkiem inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (sprawdź również: transkrypcja cennik). W takich wypadkach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może zmienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania albo porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest także zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się też w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorakie sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda zależy od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Sprawdź: stenogram.