Nie każde nagranie nadaje się do bezpośredniego użycia bez wcześniejszego uporządkowania treści. W praktyce szybko okazuje się, że dźwięk, w szczególności dłuższy i wielowątkowy, wymaga przekształcenia w formę tekstową, która daje możliwość na wygodne operowanie informacją. Taki zapis ułatwia analizę, porównywanie fragmentów a także wracanie do konkretnych wypowiedzi bez konieczności wielokrotnego odsłuchiwania całości.
Z doświadczenia wynika, że już na etapie pierwszego odsłuchu widać różnice w jakości materiału, co później wpływa na sposób jego opracowania i poziom szczegółowości zapisu.
W tym kontekście transkrypcje nagrań są traktowane jako proces wymagający nie tylko wiernego odwzorowania słów, ale również uporządkowania struktury wypowiedzi. W praktyce ukazują się sytuacje, w których rozmowy są przerywane, nakładają się na siebie albo zawierają dłuższe pauzy, co utrudnia zachowanie naturalnej ciągłości tekstu. W takich okolicznościach konieczne jest podjęcie decyzji, jak oddać przebieg rozmowy w sposób czytelny, a równocześnie zgodny z oryginałem. Na prawdę bardzo często zwraca się uwagę na to, że różnorakie rodzaje nagrań wymagają odmiennego podejścia, ponieważ zupełnie inaczej opracowuje się wywiad, a inaczej rozmowę kilku osób prowadzoną w mniej uporządkowanych warunkach.
W bardziej formalnych sytuacjach pojawia się transkrypcja do sądu, gdzie szczególną wagę przywiązuje się do dokładności i zgodności z realnym przebiegiem wypowiedzi. W praktyce oznacza to konieczność zapisu bez pomijania bardzo poważnych elementów, nawet jeśli w zwykłym języku mogłyby one zostać uznane za nieistotne. Istotne staje się też zachowanie kolejności wypowiedzi oraz oznaczenie osób biorących udział w rozmowie, co daje możliwość odtworzyć pełny kontekst zdarzenia (sprawdź również: transkrypcja cennik). W pewnych przypadkach materiał jest trudny technicznie, np przez hałas tła albo niewyraźną dykcję, co co więcej wpływa na czas i sposób opracowania tekstu.
W szerszym ujęciu stenogram jest formą zapisu, która porządkuje wypowiedzi w sposób możliwie wierny, ale równocześnie czytelny dla odbiorcy. W praktyce jego przygotowanie wymaga skupienia na szczegółach językowych, ponieważ nawet niewielkie różnice w zapisie mogą zmieniać sens wypowiedzi. Na prawdę bardzo często obserwuje się, że dopiero po przekształceniu nagrania w tekst możliwe staje się pełne przeanalizowanie przebiegu rozmowy, szczególnie gdy zawiera ona wiele wątków lub odniesień do wcześniejszych wypowiedzi. Dzięki temu materiał audio zyskuje formę, która daje możliwość na dalszą analizę bez konieczności odtwarzania go zupełnie.
Źródło informacji: transkrypcje nagrań.